任何一個(gè)企業(yè)的運(yùn)行都離不開合同，甚至從一定程度上來說，企業(yè)的運(yùn)營實(shí)際就是合同的簽訂、合同的履行。比如對內(nèi)的勞動(dòng)合同，對外的買賣合同、采購合同、銷售合同、租賃合同、承攬合同等等。
隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，它的合同數(shù)量和合同類型也會(huì)變得越來越多，而這些合同對于企業(yè)的生存至關(guān)重要。
如何保護(hù)好合同內(nèi)容的信息、如何做好合同的分類存儲(chǔ)、如何讓大家快速獲取和查閱合同等環(huán)節(jié)，都對企業(yè)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
一、合同簽署的常見痛點(diǎn)
1.簽約流程慢
在當(dāng)下疫情階段，跨地區(qū)的合同簽署、公司內(nèi)部辦事處之間的合同傳閱等操作都變得非常困難。
比如我們與其他城市的公司簽訂合同時(shí)，要寄過去等對方蓋完章之后再寄過來，來回可能要花費(fèi)一周時(shí)間，非常影響企業(yè)運(yùn)營時(shí)效。
2.簽約數(shù)量大
在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，除了B端客戶，可能會(huì)有很多C端用戶在網(wǎng)站上下各種訂單。尤其是在業(yè)務(wù)旺季，每天都要簽署幾千個(gè)訂單，只有簽署成功才能發(fā)貨，造成時(shí)效非常低。
3.簽約成本高
對于紙質(zhì)合同，簽約除了有快遞費(fèi)用、打印費(fèi)用等顯性成本，還有很多隱性成本。
比如，每一個(gè)紙質(zhì)合同要保存，我們就要把它放在合同保管柜里，占用辦公空間?？紤]到日后可能會(huì)查詢以前的合同，還得專門雇人維護(hù)保管的合同文件。這些都是在增加我們的管理成本。
4.風(fēng)險(xiǎn)不可控
對于紙質(zhì)合同，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各種的問題，比如簽署主體不可控、簽署行為意愿不可控、快遞風(fēng)險(xiǎn)不可控等。
5.合同管理難
無論是合同保管問題、印章存放問題，還是查閱、調(diào)閱、借閱問題，在使用紙質(zhì)合同的情況下是無法解決的。
如何解決這些問題？做數(shù)字化簽約。大家可能對于數(shù)字化簽約不太了解，我簡單和大家分享下。
1.電子簽名發(fā)展歷程
2004年8月，我國頒布了《中華人民共和國電子簽名法》。之后，隨著框架政策的制定，在執(zhí)行上有了各種細(xì)化和升級。
2008年，推出ISO 32000: PDF版式文件規(guī)范含電子合同簽署。
2010年，推出證書認(rèn)證系統(tǒng)密碼及其安全技術(shù)規(guī)范、公鑰密碼基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)用技術(shù)體系。
2012年，推出數(shù)字證書認(rèn)證系統(tǒng)密碼協(xié)議規(guī)范。
2014年，推出安全電子簽章密碼應(yīng)用技術(shù)規(guī)范、時(shí)間戳服務(wù)接口規(guī)范、基于SM2密碼算法的證書認(rèn)證系統(tǒng)密碼及其相關(guān)安全技術(shù)規(guī)范。
2016年，推出安全電子簽章密碼應(yīng)用檢測規(guī)范。這一年，互聯(lián)網(wǎng)金融把電子合同帶到了田間地頭、帶到了大江南北，很多人因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)金融第一次接觸到電子合同。經(jīng)過這么多年的發(fā)展，電子合同無論從政策上，還是技術(shù)上都已經(jīng)非常成熟了。
2.政策對電子合同的加持
從2019年到現(xiàn)在，我國相繼頒布多個(gè)政策、法規(guī)支持電子簽名的應(yīng)用。在這期間，發(fā)生了幾個(gè)重量級的事情，如：
① 人力資源、人社部
2020年2月11日，人社部鼓勵(lì)大家網(wǎng)上面試，網(wǎng)上簽約。
2020年3月10日，《人力資源社會(huì)保障部辦公廳管關(guān)于訂立電子勞動(dòng)合同有關(guān)問題的函》提出用人單位與勞動(dòng)者協(xié)商一致，可以采用電子形式訂立書面勞動(dòng)合同。
② 房地產(chǎn)
2019年之前，我們對于電子簽名、電子合同的應(yīng)用范圍有一部分限制，比如房地產(chǎn)買賣合同不可用電子合同，必須用紙質(zhì)合同。但從2019年之后，我國修訂了相關(guān)法規(guī)，以及相關(guān)的文件和政策都在推進(jìn)使用電子合同。
3.電子合同究竟是什么？
法大大認(rèn)為電子合同是基于電子簽名技術(shù)的應(yīng)用，簽署及傳輸過程采用嚴(yán)格加密技術(shù)，保障其具有與紙質(zhì)合同同等的法律效力，并支持多種司法舉證，確保合同締結(jié)雙方的合法權(quán)益。
業(yè)界內(nèi)，各廠商對電子合同的定義并不一致。有些服務(wù)商更多地關(guān)注它的易用性，如用戶只需要短信回復(fù)一個(gè)“1”就能把合同簽好。
但法大大認(rèn)為這種方式并不嚴(yán)謹(jǐn)，既然要做合同，就要想到一旦這個(gè)合同將來出現(xiàn)糾紛怎么辦，而注重簡便性忽視法律合規(guī)性的簽署方式是不能保證合法有效的。
① 紙質(zhì)合同的劣勢與電子合同的優(yōu)勢
第一，比起傳統(tǒng)的文件簽署，電子合同可以解決假章問題。如果我們拿出一個(gè)紙質(zhì)合同來，即便我們知道上面是蘿卜章（偽造公章）蓋的，也沒辦法證明。
但是在電子簽名時(shí)代，這個(gè)情況是不會(huì)發(fā)生的，因?yàn)闆]有經(jīng)過身份認(rèn)證無法使用印章，而且任何一個(gè)章的使用都有相關(guān)記錄可以追溯到是哪個(gè)手機(jī)號、什么長相的人蓋的章。
第二，比起紙質(zhì)合同，電子合同不存在打印、快遞成本這些問題。
第三，紙質(zhì)合同存在倉儲(chǔ)成本高、合同易丟失的問題，而電子合同既不會(huì)丟失，也不需要物理空間儲(chǔ)存。
第四，紙質(zhì)合同經(jīng)常會(huì)遇到一個(gè)問題：我們做合同審批的時(shí)候可能是一套文件，等到打印出來、簽署完成之后才發(fā)現(xiàn)合同在這個(gè)過程中可能因?yàn)槿藶槭д`或某種原因發(fā)生了篡改、丟頁等情況，最終與我們審批的版本不一致。但電子合同可以完全避免這些問題，變得更加安全。
第五，公章私蓋。使用紙質(zhì)合同時(shí)，業(yè)務(wù)人員會(huì)因?yàn)樗角榛蛘叽中臑閯e人蓋了一個(gè)不知名的文件，使用電子合同時(shí)不會(huì)出現(xiàn)這種問題。
1.電子合同全生命周期
從上圖中我們可以看到，一份合同的整個(gè)生命周期里有多個(gè)環(huán)節(jié)。
簽訂前：我們要基于某個(gè)合同范本去設(shè)計(jì)合同，在線進(jìn)行一些修改和起草，選擇好合同簽署的相對方。草擬結(jié)束后，選擇好給誰簽，直接進(jìn)入簽訂狀態(tài)。
簽訂中：我們可能需要做內(nèi)部審批，最終確定這份合同可以簽訂。簽訂時(shí)，我們還要驗(yàn)證對方的身份信息（如：對方是什么人，對方是代表什么企業(yè)，這個(gè)企業(yè)的資質(zhì)如何，這個(gè)人能不能有足夠的權(quán)限代表這個(gè)企業(yè)去簽合同）。確認(rèn)完畢后，依據(jù)《電子簽名法》，我們要頒發(fā)一個(gè)CA證書，讓對方在線完成簽署。
簽訂后：簽訂完成后，就開始履約。一旦發(fā)生糾紛，我們可能還需要相關(guān)的訴訟管理、案件管理、訴訟管理、律師管理。
2.電子合同的簽署流程
我們可以看到，電子簽約無非就是四個(gè)角色：
第一個(gè)角色是發(fā)起方，發(fā)起合同的簽署。
第二個(gè)角色是接收方，他可以查看發(fā)起方發(fā)起的合同，查看之后可能要做一些認(rèn)證，證明自己能夠替某一個(gè)企業(yè)來簽署，這時(shí)他才能完成簽署的動(dòng)作。
第三個(gè)角色是出證方，在簽署過程中，記錄雙方的所有線上操作。
第四個(gè)角色是律師方，如果簽署后出現(xiàn)糾紛，需要律師提供相關(guān)的咨詢和服務(wù)。
這個(gè)過程中，有幾件最重要的事：
第一，實(shí)名認(rèn)證，我們要確認(rèn)對方的身份。實(shí)名認(rèn)證的方法有很多，如手機(jī)號碼驗(yàn)證、刷臉驗(yàn)證。如果對方是企業(yè)，驗(yàn)證的方法就更多了，如驗(yàn)證營業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)證它的對公賬號等等。
第二，簽署方的意愿。我們要證明當(dāng)時(shí)是他簽的字，還要證明他簽字的時(shí)候已經(jīng)完整瀏覽過合同，最后通過刷臉采集他的個(gè)人信息確認(rèn)合同的簽署。這些都是關(guān)于簽署方真實(shí)意愿的驗(yàn)證。只有有了這些東西，我們才能證明這份合同的有效性。
第三，防篡改。無論是簽名的防篡改還是合同內(nèi)容的防篡改，如果以后出現(xiàn)糾紛，我們要向法庭證明現(xiàn)在這份合同內(nèi)容和之前接收方簽的合同沒有任何不同。
3.如何選擇電子合同廠商？
法大大建議選擇電子合同服務(wù)商的時(shí)候，要更關(guān)注服務(wù)商的綜合能力，包括產(chǎn)品、技術(shù)、服務(wù)、資質(zhì)等。后續(xù)糾紛處置環(huán)節(jié)上的保障也需要放在更突出的地位，司法裁判機(jī)構(gòu)認(rèn)不認(rèn)可該服務(wù)商提供的電子證據(jù)，是合同效力得到充分保障的前提。
四、電子合同的應(yīng)用案例
1.地產(chǎn)行業(yè)
地產(chǎn)行業(yè)面臨的一個(gè)最大的問題是：在房屋買賣過程中，要簽大量的文件。并且，為了保障文件的安全性，要求每一頁都要簽字，這就導(dǎo)致簽字的數(shù)量非常多。此外，從等待簽署到完成寄送的時(shí)間過長，進(jìn)而造成等待支付認(rèn)購款、等待收據(jù)時(shí)間也過長。
法大大某客戶在使用了電子合同之后，簽約成本直接降低了90%；用戶的體驗(yàn)滿意度達(dá)到98%（以前必須請用戶到現(xiàn)場簽署或者等合同寄到了簽署，然后用戶還得寄回來，而使用電子合同后，這些問題就不存在了）；當(dāng)企業(yè)發(fā)生糾紛的時(shí)候，訴訟自證（企業(yè)自己拿出證據(jù)提供給法庭或其他司法機(jī)構(gòu)）效率提升超過80%。
2.金融行業(yè)
電子合同在金融行業(yè)里也有很多應(yīng)用場景，比如在銀行開戶、貸款，或者開通其他業(yè)務(wù)時(shí)，都可以使用電子合同。
舉一個(gè)我們金融行業(yè)的客戶的例子，它面臨著4個(gè)業(yè)務(wù)痛點(diǎn)：
第一，承租人地域分布廣、無法線下簽署合同；
第二，公章由總部集中管理、用印困難；
第三，擔(dān)保/抵押類合同篡改風(fēng)險(xiǎn)高，因?yàn)檫@類合同不止是兩方簽署（甲方和乙方），可能還有金融擔(dān)保方、出資方、資質(zhì)擔(dān)保方等幾方簽一份合同，而這些角色可能在不同城市，簽署合同效率慢且風(fēng)險(xiǎn)高；
第四，承租人簽署意愿證據(jù)難以取證。
但是，使用電子合同后，它的貸款業(yè)務(wù)可以實(shí)現(xiàn)線上化處理，風(fēng)控能力也大幅提升；電子印章地使用可以更加安全管控，合同數(shù)字化支撐業(yè)務(wù)智能化。
3.教育行業(yè)
對于教育機(jī)構(gòu)，會(huì)涉及到很多簽約主體。比如，它既要和客戶方（學(xué)生或家長）簽訂培訓(xùn)合同、課程確認(rèn)單，也要和人事及外聘方（全職教師和外聘專家）簽訂勞動(dòng)合同和外聘合同，還要簽署內(nèi)部審批單據(jù)、教務(wù)報(bào)告，甚至與外部合作企業(yè)簽訂合作協(xié)議、代理協(xié)議。
這些工作，我們都可以通過電子合同或電子審批簽署提升效率。
而且，教育行業(yè)都有一個(gè)非常大的特點(diǎn)——層級比較深，一級代理可能是品牌方，二級是地域代理，它們有自己的線下培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，這些培訓(xùn)機(jī)構(gòu)收集各種各樣的課程，這些課程的研發(fā)機(jī)構(gòu)可能就是三級、四級代理。
在層級比較深的情況下，如果一個(gè)三四級的課程代理把課程賣給了另外一個(gè)城市的銷售品牌，在這個(gè)過程中，如果簽訂的是紙質(zhì)合同會(huì)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一個(gè)問題：對方在簽署完成后把這份合同發(fā)給你時(shí)，它可能沒有按照當(dāng)初商定的比例或者分成去簽。但是合同已經(jīng)簽完了，只能去執(zhí)行。
作為一個(gè)品牌方，如果沒辦法管理好旗下三級、四級終端機(jī)構(gòu)的簽署行為，就會(huì)對品牌造成不良影響，甚至影響老師的上課情況。
而有了電子合同之后，所有的合同都可以由總部發(fā)起，實(shí)時(shí)推送給各方簽署，這樣就杜絕了各三四線終端機(jī)構(gòu)在簽署時(shí)進(jìn)行修改的情況。
4.人力資源行業(yè)
在人力資源行業(yè)，電子合同能夠應(yīng)用的場景非常多，比如勞動(dòng)合同、入職體檢單、背調(diào)授權(quán)協(xié)議、各種證明文件（學(xué)歷證明、離職證明）、保密協(xié)議、競業(yè)協(xié)議和員工手冊等等。
舉個(gè)例子，國內(nèi)某制造業(yè)企業(yè)的員工入職的密度非常大，每天早上可能有幾千求職者來公司報(bào)道；報(bào)道后，要對他們進(jìn)行培訓(xùn)；培訓(xùn)之后，他們可以選擇離開或者簽訂合同，這時(shí)已經(jīng)到下午了。
最終，可能會(huì)有幾千個(gè)人需要在晚上那幾個(gè)小時(shí)內(nèi)完成簽署。如果用紙質(zhì)合同，很難做到。
但使用電子合同就很好解決，入職者只要掃一個(gè)二維碼就能填寫自己的個(gè)人信息，在鏡頭面前拍一下自己的身份證，然后刷一下臉合同就簽好了。
未來，電子合同的應(yīng)用領(lǐng)域、應(yīng)用場景將會(huì)越來越多，它能有效提升我們的工作效率、人員效率。
*文章為作者獨(dú)立觀點(diǎn)，不代表筆記俠立場。
